Datenschutzerklärung der Plattform u:rise der Universität Wien für Professional & Career Development

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Erhebung, Verarbeitung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung der Plattform u:rise für Professional & Career Development der Universität Wien. Der Schutz Ihrer Privatsphäre und die Sicherheit Ihrer Daten sind uns ein wichtiges Anliegen.

§ 1 Verantwortliche und Geltungsbereich

Die Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Rechtsvorschriften ist die:

Universität Wien
Universitätsring 1
1010 Wien
E-Mail: dsba@univie.ac.at
Website: univie.ac.at

§ 2 Datenschutzbeauftragte*r und Ansprechpartner*innen

Die externen Datenschutzbeauftragten der Verantwortlichen sind:

RA Dr. Daniel Stanonik LL.M. und RA Dr. Karsten Kinast LL.M., in wechselseitiger Stellvertretung

Sofern Betroffenenrechte iSv § 13 dieser Datenschutzerklärung (z. B. Recht auf Auskunft, Recht auf Löschung etc.) geltend gemacht werden, sind diese Ansuchen bzw. Anträge ausnahmslos an dsba@univie.ac.at oder postalisch an

Universität Wien
z. Hd. Datenschutzbeauftragter der Universität Wien
Universitätsring 1
1010 Wien

zu richten.

§ 3 Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (Betroffene*r). Hierzu gehören beispielsweise Informationen wie Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer, Ihr Geburtsdatum oder Ihre E-Mail-Adresse. Informationen, bei denen wir keinen (oder nur mit einem unverhältnismäßigen Aufwand einen) Bezug zu Ihrer Person herstellen können, z. B. anonymisierte Informationen, sind keine personenbezogenen Daten.

§ 4 Einzelne Verarbeitungsvorgänge

A)    Einrichtung und Betrieb der Webseite und der Plattform u:rise

Beim Aufruf der Website werden automatisch technische Daten erfasst. Diese Daten dienen der Gewährleistung der Funktionalität und Sicherheit der Website, der Behebung von Fehlern und der Erstellung von statistischen Auswertungen über die Nutzung der Plattform. Mit Hilfe dieser Informationen können wir die Website bestmöglich betreiben und mögliche Angriffe oder technische Probleme frühzeitig erkennen und beheben.

Zu den personenbezogenen Daten, die zu diesem Zweck verarbeitet werden, gehören:

Stammdaten:

• Vorname (givenName)
• Zuname (surname)
• Anzeigename (displayName)
• E-Mail-Adresse (mail)
• Identifikation (eduPersonPrincipalName)
• Affiliation (eduPersonScopedAffiliation)
• Tätigkeit (bspw. Universitätsassistenten, Angestellte, ...)
• Organisationseinheit/Organisationseinheits-Nr.
• Akademischer Grad(e): Titel vor-/nachgestellt
• Doktoratsstudierende*r (ja/ja, Mitbeleger*in/nein)
• SPL des Doktoratsstudiums
• DocSchool-Zugehörigkeit
• PostDoc (ja/nein)

Bewegungsdaten:

• Erfassung von Anwesenheit
• Ausstellung von Teilnahmebestätigungen
• Rechnungsausstellung
• Veranstaltungsbuchung
• Moodle-Kurs Interaktion

Logdaten:

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Zuname, Vorname
•  Ereigniskontext (z.B. Kurs oder Kernsystem)
•  Komponente (z.B. Aktivität, Arbeitsmaterial etc.)
• Technischer Ereignisname
• Beschreibung zum technischen Ereignisnamen
•  Herkunft (Web oder cli)
• IP-Adresse des anfragenden Rechners
• Letzte Änderungen an Buchungsoptionen

Rechtsgrundlage

Für die genannte Datenverarbeitung dient das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage. Die Verarbeitung der genannten Daten ist für die Bereitstellung einer Webseite erforderlich und dient damit der Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens.

Speicherdauer

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Webseite und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr für den oben genannten Zweck notwendig sind. Bei der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten in Logfiles werden diese nach einem (1) Jahr gelöscht. Eine weitergehende Speicherung kann im Einzelfall dann erfolgen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

B)   Anmeldung und Teilnahme an Veranstaltungen

Für die Anmeldung und Teilnahme an Veranstaltungen werden personenbezogene Daten verarbeitet. Diese Daten werden für die Bestätigung Ihrer Anmeldung, die Zusendung relevanter Informationen über die Veranstaltung und die Koordination Ihrer Teilnahme benötigt. Dies umfasst auch die Kontaktaufnahme durch die Veranstaltungsorganisator*innen, falls erforderlich.

Zu diesem Zweck werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Ihre Stammdaten
• die gewählte Veranstaltung
• sowie Anmeldedetails (z. B. Teilnahmebestätigung, Kommunikation von den Veranstalter*innen)

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Anmeldung und Teilnahme wesentliche Bestandteile der Nutzung der Plattform darstellen.

Speicherdauer

Ihre Daten werden bis 7 Jahre nach Ende des Semesters, in dem die jeweilige Veranstaltung stattgefunden hat, gespeichert. Die Speicherung der abrechnungsrelevanten Daten erfolgt entsprechend den rechtlichen Vorgaben bis zu 7 Jahre.

C)    Mein Bereich

Im Bereich "Mein Bereich" erhalten Sie einen Überblick über Ihre gebuchten Veranstaltungen. Um Ihnen eine komfortable Verwaltung Ihrer Buchungen zu ermöglichen und Ihnen ein personalisiertes Benutzer*innenerlebnis zu bieten, werden Ihre Anmeldedaten und Teilnahmeinformationen gespeichert. So können Sie schnell und einfach vergangene und zukünftige Veranstaltungen einsehen.

Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer

Ihre Daten werden bis 7 Jahre nach Ende des Semesters, in dem die jeweilige Veranstaltung stattgefunden hat, gespeichert. Die Daten werden so lange gespeichert, wie das Benutzer*innenkonto aktiv ist.

D) Profil

Auf u:rise haben Sie die Möglichkeit, neben den Stammdaten optionale Angaben wie ein Profilbild, Interessen, Telefonnummer und weitere Kontaktdaten einzugeben. Welche Informationen Sie für andere Nutzer*innen sichtbar machen wollen, entscheiden Sie selbst. Bei Selbstregistrierung für ein Gastkonto müssen Zuname, Vorname, User*innenname, Kennwort und E-Mail-Adresse angegeben werden.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Speicherdauer

Die Daten werden so lange gespeichert, wie das Benutzer*innenkonto aktiv ist (spätestens nach 7 Jahren Inaktivität).

E)   Hyperlinks

Auf der Plattform können sich Hyperlinks zu Webseiten der Universität Wien bzw. Webseiten externer Anbieter*innen/Dritter befinden. Bei Aktivierung dieser Hyperlinks werden Sie direkt weitergeleitet. Sie erkennen dies u. a. am Wechsel der URL. Wenn Sie auf diese Links klicken, werden keine weiteren personenbezogenen Daten durch die Plattform verarbeitet. Diese Links dienen lediglich der Bereitstellung zusätzlicher Informationen oder Ressourcen, die für Ihre Nutzung der Plattform von Interesse sein könnten. Näheres über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten auf anderen Websites finden Sie in deren jeweiligen Datenschutzerklärungen. Wir können keine Verantwortung für den vertraulichen Umgang Ihrer Daten auf den Webseiten externer Anbieter*innen/Dritter übernehmen, da wir keinen Einfluss darauf haben, dass diese Unternehmen die Datenschutzbestimmungen einhalten. Über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten durch diese Unternehmen informieren Sie sich bitte direkt auf diesen Webseiten.

Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da die Links zur Erleichterung der Navigation auf der Plattform beitragen.

Speicherdauer

Eine Speicherung von Daten erfolgt nicht.

F) Cookies

Wir setzen Cookies ein, um die Benutzer*innenfreundlichkeit und Funktionalität der Plattform zu verbessern. Cookies sind kleine Dateien, die im Rahmen Ihres Besuchs unserer Internetseiten von uns an den Browser Ihres Endgeräts gesendet und dort gespeichert werden. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz technisch notwendiger Cookies nicht angeboten werden. Diese Cookies speichern unter anderem Ihre Sprachauswahl, Benutzer*inneneinstellungen, Session Cookies und JavaScript-Cookies. Dadurch stellen wir sicher, dass die Plattform optimal auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist und technische Funktionen reibungslos funktionieren.

Neben den technisch notwendigen Cookies werden Matomo-Cookies zur statistischen Analyse der Plattform verwendet. Matomo ist eine Open-Source-Software für die statistische Analyse von Besucherzugriffen und wird von InnoCraft Limited, einem in Neuseeland eingetragenen Unternehmen mit Sitz in 7 Waterloo Quay, PO625, 6140 Wellington, Neuseeland, angeboten.

Matomo verwendet Cookies, welche bei der Nutzung der Website Informationen über die Benutzung der Website erzeugen und auf dem Webserver gespeichert werden. Die Implementierung von Cookies kann durch die entsprechende Konfiguration des Browsers verhindert werden. Wir weisen jedoch darauf hin, dass in diesem Fall möglicherweise nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich genutzt werden können.

Nach Abschluss der Verarbeitung und vor der Speicherung erfolgt die Anonymisierung der IP-Adresse. Es sei jedoch darauf hingewiesen, dass trotz der vollständigen Aktivierung der Anonymisierungsfunktion keine vollständige Anonymisierung erreicht wird, sondern lediglich eine Pseudonymisierung erfolgt. Matomo generiert bei der Nutzung einen internen Hashwert, der aus verschiedenen Faktoren wie der IP-Adresse, der Auflösung, dem Browser, den verwendeten Plugins und dem Betriebssystem ermittelt wird. Auch bei aktivierter Anonymisierungsfunktion verwendet Matomo die vollständige IP-Adresse für interne Zwecke, sodass eine Rückrechnung der Werte auf die IP-Adresse mit einigem Aufwand möglich ist. So können die übrigen Informationen mit hoher Zuverlässigkeit abgeleitet werden. 

Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von sogenannten technisch notwendigen Cookies ist unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mithilfe von Cookies können wir unter anderem unser Internetangebot für Sie nutzerfreundlicher und effektiver gestalten, indem wir etwa Ihre Nutzung unserer Webseite nachvollziehen und Ihre bevorzugten Einstellungen feststellen.

Rechtsgrundlage für den Einsatz von Matomo ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Speicherdauer

Je nach Art des Cookies variiert die Speicherdauer. Session Cookies werden bis zum Schließen des Browsers gespeichert bzw. laufen nach 8 Stunden ab.

G) Systembenachrichtigungen

Um Sie über wichtige Informationen wie Buchungsbestätigungen, Verfügbarkeit von Aufzeichnungen oder bevorstehende Veranstaltungen zu informieren, senden wir Ihnen Systembenachrichtigungen. Diese Benachrichtigungen stellen sicher, dass Sie immer auf dem neuesten Stand sind und keine wichtigen Informationen verpassen. Sie können festlegen, aus welchen Gründen Sie benachrichtigt werden sollen und ob die Benachrichtigung auf der Plattform oder per E-Mail erfolgen soll.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Speicherdauer

Die Daten werden so lange gespeichert, wie Ihr Konto aktiv ist, oder für längere Zeit, wenn gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

§5 Datenweitergabe

Ihre personenbezogenen Daten werden nur innerhalb der Universität Wien oder an Dritte weitergegeben, sofern dies zur Vertragserfüllung, zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen oder auf Grundlage Ihrer Einwilligung erforderlich ist.

Die personenbezogenen Daten der Nutzer*innen werden nahezu ausschließlich innerhalb von u:rise gespeichert und verarbeitet. Es erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur für einzelne ausgewählte Veranstaltungen zum Zweck der Authentifizierung für die aktuell eingebenden Systeme/Services der Universität Wien (u. a. Zoom, u:stream).

Zudem arbeiten wir mit der Wunderbyte GmbH, Bruno-Marek-Allee 5 / 11 Z3, 1020 Wien, für die Bereitstellung bestimmter Dienstleistungen zusammen. Im Rahmen dieser Zusammenarbeit kann die Wunderbyte GmbH Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten. Die Wunderbyte GmbH verarbeitet die Daten auf Grundlage der Weisung des Verantwortlichen und setzt technische sowie organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung des Schutzes der Daten der Betroffenen ein. Weitere Informationen sind der Datenschutzerklärung der Wunderbyte GmbH zu entnehmen: https://wunderbyte.at/datenschutzerklaerung/

§ 6 Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der bei uns gespeicherten Daten

Wir verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu schützen und Ihre personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Um eine Manipulation, einen Verlust oder einen Missbrauch Ihrer bei uns gespeicherten Daten zu vermeiden, treffen wir umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, die regelmäßig überprüft und dem technologischen Fortschritt angepasst werden. Hierzu gehört unter anderem die Verwendung anerkannter Verschlüsselungsverfahren (TLS). Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass es aufgrund der Struktur des Internets möglich ist, dass die Regeln des Datenschutzes und die o. g. Sicherungsmaßnahmen von anderen, nicht innerhalb unseres Verantwortungsbereichs liegenden Personen oder Institutionen nicht beachtet werden. Insbesondere können unverschlüsselt preisgegebene Daten – z. B. wenn dies per E-Mail erfolgt – von Dritten mitgelesen werden. Wir haben technisch hierauf keinen Einfluss. Es liegt im Verantwortungsbereich der Nutzer*innen, die von ihm*ihr zur Verfügung gestellten Daten durch Verschlüsselung oder in sonstiger Weise vor Missbrauch zu schützen.

§ 7 Widerspruch

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO haben Sie das Recht, gemäß Art 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im Fall der Direktwerbung besteht für Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das von uns ohne Angabe einer besonderen Situation umgesetzt wird. Bitte wenden Sie sich hierzu an dsba@univie.ac.at, sofern eine Verarbeitung keine andere oder zusätzliche E-Mail-Adresse anführt.

§ 8 Ihre Betroffenenrechte

Aus der DSGVO ergeben sich für Sie als Betroffene*n einer Verarbeitung personenbezogener Daten die folgenden Rechte:

• Gemäß Art 15 DSGVO können Sie Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Sie können insbesondere Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfänger*innen, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, über eine Übermittlung in Drittländer oder an internationale Organisationen sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftige Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.
• Gemäß Art 16 DSGVO können Sie unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Als Studierende*r haben Sie gemäß § 59 Abs 2 UG die Pflicht, jeder Universität, an der eine Zulassung zum Studium besteht, Namens- und Adressänderungen unverzüglich bekannt zu geben. Dieser Pflicht können Sie in u:space nachkommen.
• Gemäß Art 17 DSGVO können Sie die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
• Gemäß Art 18 DSGVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, wir die Daten nicht mehr benötigen und Sie deren Löschung ablehnen, weil Sie diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. Das Recht aus Art 18 DSGVO steht Ihnen auch zu, wenn Sie gemäß Art 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
• Gemäß Art 20 DSGVO können Sie verlangen, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder Sie können die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
• Gemäß Art 7 Abs 3 DSGVO können Sie Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die auf dieser Einwilligung beruhende Datenverarbeitung für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.
• Gemäß Art 77 DSGVO steht Ihnen das Recht zu, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden. In Österreich handelt es sich bei der Aufsichtsbehörde um die Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, Telefon: +43-1-52152-0, E-Mail: dsb@dsb.gv.at, Website: dsb.gv.at 

§9 Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzrichtlinie anzupassen. Bitte überprüfen Sie diese Seite regelmäßig, um über Änderungen informiert zu bleiben.